ACCOUNTMATE SQL
Resumen
AccountMate for Express está diseñado para pequeñas empresas que desean la estabilidad y la velocidad de SQL Server sin incurrir en el gasto de las licencias de SQL Server y tendrá hasta cinco usuarios simultáneos. AccountMate para SQL está diseñado para acomodar a cientos de usuarios simultáneos. No hay un límite incorporado para el tamaño de las bases de datos de su empresa, lo que elimina la necesidad de archivar registros. Ambos productos AccountMate ofrecen una interfaz de usuario idéntica, la misma facilidad de uso, número de módulos y son modificables por código fuente. Esta flexibilidad permite que los productos de AccountMate se personalicen para adaptarse a sus procesos comerciales y se ajusten a medida que su negocio crece.
Una empresa puede pasar de AccountMate para Express a AccountMate para SQL y aún así mantener su inversión en capacitación del personal y personalización del software. Nuestra migración de datos sin problemas hace que esta sea una actualización rápida y fácil.
Tanto AccountMate para SQL como AccountMate para Express incluyen las siguientes características:
- Potentes herramientas de escritorio con accesos directos definibles por el usuario y acceso instantáneo a sus aplicaciones favoritas de Microsoft
- Seguimiento de los cambios de datos en todo el sistema que proporciona una pista de auditoría completa y ayuda a fortalecer los controles internos de la empresa
- Política de contraseñas definible por el usuario y funciones de protección contra fraudes recomendadas por bancos y contadores para el cumplimiento de Sarbanes-Oxley
- El análisis detallado permite la visualización instantánea de los detalles de la cuenta y la transacción
- El plan de cuentas multisegmentado admite una estructura compleja del centro de costos y un análisis flexible de los estados financieros
- Los saldos bancarios actualizados al minuto y la vista instantánea de las transacciones no conciliadas ayudan a administrar su flujo de efectivo
- Posibilidad de adjuntar documentos justificativos a los registros de transacciones y maestros
- Un conjunto de funciones de inventario diseñadas para satisfacer sus sofisticadas necesidades de gestión de inventario
- Múltiples almacenes con ubicaciones ilimitadas de ubicaciones facilitan cualquier configuración compleja del almacén
- Las funciones multidivisa permiten realizar transacciones en cualquier divisa
- Las capacidades multilingües respaldan las operaciones globales
- Más de 20 módulos para cumplir con sus requisitos de contabilidad, nómina, inventario, fabricación, RMA, CRM y otros requisitos comerciales
Detalle de módulos
Cuentas a pagar
Con el módulo de Cuentas por pagar, puede evitar facturas duplicadas y pagos atrasados, exigir que las facturas registradas en el sistema estén respaldadas por órdenes de compra y aprovechar los descuentos por pago anticipado. AccountMate simplifica el proceso de pago al permitirle registrar pagos con tarjeta de crédito para múltiples transacciones de facturación con tarjeta de crédito y registrar automáticamente una factura de AP para cada transacción de facturación, así como emitir cheques o registrar cheques escritos a mano directamente después de que se registra la factura. Incluso puede imprimir cheques y generar un archivo ACH o registrar un cheque escrito a mano y registrar una factura de AP de una sola vez. Realiza un seguimiento de los pagos a varios tipos de proveedores 1099 e imprime los formularios 1099-MISC aplicables. Cuando se integra con el módulo de órdenes de compra de AccountMate, obtiene un sistema completo de compras y facturación que mejorará su capacidad para administrar su base de proveedores y flujo de caja.
Cuentas por cobrar
El módulo de cuentas por cobrar ofrece un sistema completo de gestión de facturación, cobro, cobranza, cliente e inventario que lo ayuda a brindar a los clientes un servicio preciso y rápido. Los módulos Orden de venta, Autorización de devolución de mercancía, Control de precios, Gestión de ventas adicionales, Administrador de inventario del cliente, Especificación de inventario, Configurador de ventas e Integración de impuestos sobre las ventas se integran con Cuentas por cobrar para crear un sistema completo de entrada de pedidos, devoluciones de clientes, facturación, automatización de impuestos sobre las ventas y cuentas por cobrar que ofrece una gestión superior del cliente y del inventario.
Conciliación Bancaria
Mantener un control preciso de su flujo de caja es una parte esencial de la gestión de su negocio, y el módulo de conciliación bancaria de AccountMate lo hace muy fácil. Con este módulo, puede registrar desembolsos varios, recibos y transferencias bancarias que no se registran en otros módulos de AccountMate. Puede indicar qué transacciones se han liquidado en el banco y conciliar su libro entradas con los extractos bancarios. Puede configurar y actualizar cuentas bancarias y especificar la moneda en la que se realizarán las transacciones grabado para cada uno. Puede ver rápidamente el saldo actual de su cuenta bancaria, el último saldo del extracto bancario conciliado, el monto total de las transacciones bancarias no conciliadas y el flujo de efectivo proyectado. Esto le mantiene bien informado de la información de su empresa. Posición de caja en tiempo real.
Libro mayor consolidado
El módulo de libro mayor consolidado proporciona la capacidad de combinar rápidamente los saldos de las cuentas y los presupuestos de varias empresas en un libro mayor unificado para presentar estados financieros consolidados y otros informes. También admite la consolidación de empresas con diferentes monedas de informes, lo que lo hace ideal para organizaciones multinacionales que tienen operaciones en el extranjero. Crear un libro mayor consolidado es sencillo. Sólo tienes que configurar la empresa en AccountMate y especificar si es una empresa matriz o una filial. Asigne a cada subsidiaria una empresa matriz que generará Informes consolidados. A continuación, asigne el plan de cuentas y los períodos fiscales de cada empresa subsidiaria a su empresa matriz y podrá Consolide los saldos de las cuentas y los presupuestos de la filial en poco tiempo.
Administrador de Contacto
El módulo de Administrador de contactos de AccountMate es un sistema de gestión de contactos con todas las funciones que le ayuda a gestionar las interacciones con sus clientes de manera más efectiva y eficiente. Funciona con los últimos productos de Microsoft Office para proporcionar una solución completa y automatizada. que ofrece una solución todo en uno para la gestión de múltiples contactos con clientes. Está totalmente integrado con los módulos de contabilidad para evitar la duplicación de la entrada de datos y proporcionar coherencia de datos en todo el sistema.
Administrador de campo personalizado
El módulo Administrador de campos personalizado es un motor que le permite agregar cualquier número de campos de datos a las pantallas de AccountMate existentes para cumplir con sus requisitos específicos. Los campos personalizados se pueden agregar a los registros maestros o a las tablas de cabecera de transacción. Estos campos personalizados pueden ser de carácter, fecha, entero, lógicos o numéricos. A los campos personalizados de cualquier tipo se les puede asignar un valor predeterminado, mientras que a los campos personalizados de tipo carácter se les puede asignar una búsqueda que se puede utilizar para validar datos y localizar registros. La capacidad de agregar campos personalizados tanto a las tablas estándar de AccountMate como a las tablas que no son de AccountMate permite crear las personalizaciones que su empresa necesita sin comprar una licencia de código fuente y modificar el código fuente. Los campos personalizados también se actualizan sin problemas en futuras versiones del producto.
Administrador de Inventario de Clientes
El módulo Administrador de inventario de clientes le permite integrar su negocio más estrechamente con sus clientes, lo que lo ayuda a lograr niveles más altos de satisfacción del cliente. A la mayoría de los clientes les resulta más fácil usar sus propios números de pieza, descripciones y unidades de medida de inventario al realizar pedidos y al recibir y recibir la facturación de productos y servicios. Con este módulo, puede cruzar fácilmente los números de artículo, las descripciones y las unidades de medida con los de sus clientes. Incluso le permite establecer los precios de los contratos con los clientes. Este módulo se integra a la perfección con los módulos de Cuentas por cobrar y Pedidos de ventas de AccountMate.
Contabilidad
El módulo de contabilidad general de AccountMate le brinda el máximo control sobre la gestión de todas sus transacciones contables. Está equipado con las herramientas y los informes necesarios para ayudarlo a cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de EE. UU. (US GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS). Ya sea configurando y manteniendo un plan de cuentas, generando estados financieros e informes o creando entradas de diario y presupuestos, AccountMate General Ledger le mantiene en control de sus datos financieros. General Ledger también viene de serie con capacidades de contabilidad de fondos. La habilitación de sus funciones de contabilidad de fondos aborda no solo las necesidades específicas de informes de la organización sin fines de lucro, sino que también proporciona las herramientas necesarias para una contabilidad detallada para aquellos que requieren un manejo especial de los fondos que contribuyen.
Info-Alerta
Los usuarios con licencia pueden utilizar las numerosas alertas predefinidas para enviar correos electrónicos a personas o grupos específicos que necesitan estar al tanto de una situación que acaba de ocurrir o un recordatorio para tomar alguna acción. Estas alertas por correo electrónico se pueden administrar para enviar una alerta a una persona específica o a un grupo específico de personas. Las personas ya no tienen que leer informes y enviar manualmente un correo electrónico. Las alertas adecuadas pueden ser programadas por un administrador que nombra al destinatario apropiado y, cuando se cumple una condición, los correos electrónicos se envían automáticamente. Actualmente hay 46 alertas predefinidas que vienen de serie en la aplicación Info-Alert.
Control de Inventarios
Tiene el poder de un sistema completo de gestión de inventario con el módulo de control de inventario de AccountMate. Este módulo proporciona la capacidad de definir el método de costo de cada artículo de inventario, las unidades de medida y las ubicaciones de almacén y ubicación. Puede establecer el stock de seguridad, el tiempo de entrega, el nivel de pedido y la cantidad de pedido de cada artículo. Los recuentos de inventario se pueden realizar en cualquier momento y con la frecuencia que sea necesaria sin interrumpir los procesos de envío y recepción. Puede asignar números de serie a cada unidad de un artículo de inventario, definir varios sustitutos para un artículo y registrar transferencias de unidades de un almacén a otro. Los artículos en stock se pueden emitir para uso interno. También puede ver una lista de proveedores que suministran un artículo específico o una lista de artículos procedentes de un proveedor en particular. El control de inventario se integra y mejora las funcionalidades de los módulos de Cuentas por cobrar, Orden de venta, Orden de compra y Fabricación. También se integra con los módulos Control de precios, Gestión de ventas adicionales, Especificación de inventario, Preparación de kits, Control de lotes y Administrador de inventario del cliente.
Especificación de inventario
El módulo de especificación de inventario ofrece una gestión rápida, fácil y precisa de inventario complejo que requiere el seguimiento de una variedad de atributos. Le permite categorizar los artículos de su inventario de acuerdo con cosas como el tamaño, el color, el peso y la textura; Luego, realiza un seguimiento de las cantidades, costos y precios de los artículos por las categorías asignadas. Puede sugerir un artículo similar cuando la especificación deseada no está disponible, lo que lo ayuda a mantener la venta. El módulo de especificación de inventario se integra con los módulos de control de inventario, fabricación, pedido de venta, cuentas por cobrar, pedido de compra, control de precios y gestión de ventas adicionales.
Kitting
El módulo de Kitting de AccountMate amplía las capacidades inherentes de su módulo de Control de Inventario para permitirle crear y administrar artículos de inventario que se empaquetan y venden juntos como una sola unidad. El módulo Kitting está diseñado para ser utilizado por fabricantes y distribuidores cuyos productos a menudo se revenden en muchas configuraciones diferentes. Los usuarios pueden decidir si las unidades ensambladas de un artículo del kit deben mantenerse en stock o si se pueden empaquetar sobre la marcha a medida que se reciben los pedidos. Los artículos del kit se pueden vender utilizando una fórmula predefinida o personalizarse por pedido. Este módulo realiza un seguimiento de los artículos cuando se venden como parte de un kit y proporciona los informes necesarios para ayudarlo a determinar si tiene suficiente stock para cumplir con los pedidos de kits existentes, lo que le permite tomar decisiones de gestión de inventario sólidas y actualizadas al minuto. El módulo de Kitting se integra con los módulos de Cuentas por Cobrar, Órdenes de Venta y Autorización de Devolución de Mercancías de AccountMate.
Control de lotes
El módulo de control de lotes de AccountMate agrega el poder de un sistema completo de control de lotes a su control de inventario. Le brinda la capacidad de rastrear unidades de artículos controlados por lotes desde la compra o producción hasta el inventario y la venta, y le permite mantener un registro de la fecha de vencimiento de cada unidad controlada por lotes. El módulo de control de lotes se integra con los módulos de cuentas por cobrar, órdenes de venta y órdenes de compra de AccountMate.
Fabricación
Con el módulo de fabricación de AccountMate, puede crear fácilmente órdenes de trabajo y desglosar trabajos en niveles prácticamente ilimitados de componentes de materia prima, mano de obra, máquina y subensamblaje. Puede registrar el tiempo de entrega de producción y monitorear los niveles de inventario de los artículos que fabrica para que pueda planificar de manera efectiva la producción futura. Puede dividir los trabajos grandes en varias fechas de inicio y pasos. Puede registrar el trabajo en curso de forma automática o manual. Le permite imprimir órdenes de trabajo, comprobantes de ruta, comprobantes de producción y una amplia variedad de informes útiles. Con él, puede supervisar los trabajos, el uso de recursos, los pedidos pendientes, así como los restos y desechos de la creación de órdenes de trabajo mediante la publicación de trabajos terminados y la cancelación de los recursos asignados no utilizados. Se integra a la perfección con varios módulos (por ejemplo, Manufacturing Configurator).
Configurador de fabricación
Si debe desarrollar y aplicar reglas de pedido para los productos que fabrica, necesitará el módulo Configurador de fabricación. Esto confirma que todas las listas de materiales introducidas en AccountMate incluyen solo los productos que su empresa puede entregar. Utilice este módulo para ayudar a prevenir la duplicación de la lista de materiales, para ayudar a garantizar la precisión de las listas de materiales, para implementar el control de versiones de la ingeniería de productos, entre otros beneficios. Este módulo se integra con el módulo de Fabricación de AccountMate.
Nómina
El módulo de nómina de AccountMate le permite configurar registros para empleados asalariados, por hora, tarjeta de tiempo o trabajo a destajo y contratistas independientes. Puede pagarles utilizando una variedad de períodos de pago que se adapten a la política de su empresa y al estado salarial y laboral de cada empleado. Las deducciones pueden ser retenidas de la nómina del empleado e igualadas por los empleadores. Se pueden registrar pagos adicionales, como bonificaciones y beneficios complementarios, para cada empleado. El módulo acumula horas de licencia, calcula el pasivo de compensación del trabajador, le permite imprimir en papel de cheques en blanco o preimpresos y admite la asignación de múltiples códigos fiscales estatales y locales a cada empleado. También le permite procesar electrónicamente el pago de depósito de impuestos federales y de empleados. Con una suscripción anual de impuestos, puede descargar las últimas actualizaciones de impuestos sobre la nómina que se utilizarán para calcular los impuestos sobre la nómina e imprimir las declaraciones de impuestos sobre la nómina, los formularios W-2 y 1099.
Control de precios
Si tiene que configurar o actualizar rápidamente una estructura de precios compleja, el módulo de control de precios de AccountMate tiene las herramientas que necesita. Sus características incluyen el mantenimiento de precios en una ubicación de menú; Precios ilimitados de varios niveles establecidos por cantidad de pedido o código de precio para cada artículo, especificación y unidad de medida; La capacidad de establecer precios mínimos, precios multidivisa y precios basados en el pedido de venta más reciente o el precio de la factura. Este módulo es ideal para realizar cambios rápidos y fáciles en los precios de inventario con un tiempo mínimo dedicado a la entrada de datos. El módulo de Control de Precios se integra con los módulos de Pedido de Venta, Cuentas por Cobrar, Control de Inventario y Especificación de Inventario de AccountMate.
Orden de compra
El módulo Orden de compra le brinda más control sobre una gama completa de actividades de compra. Puede registrar los plazos de entrega de los proveedores y planificar las compras en función del tiempo de entrega, el stock de seguridad, el punto de pedido y la información de cantidad de pedido. Tiene la opción de acumular responsabilidad por compras en el momento en que se reciben los bienes e invertir el devengo cuando registra la factura en el módulo Proveedores por pagar. Puede configurar el sistema para realizar un seguimiento del pasivo acumulado en resumen por recepción de pedido de compra o en detalle por artículo de línea. También puede acumular costos de entrega y asignarlos a los artículos comprados. Al crear órdenes de compra, tiene una gran cantidad de información sobre cada artículo del inventario al alcance de la mano, lo que le ayuda a seleccionar el artículo correcto en todo momento. Puede definir qué artículos son para reventa y cuáles son únicamente para uso interno. Y cuando su sistema de órdenes de compra está integrado con el módulo de cuentas por pagar de AccountMate, puede exigir que las facturas estén respaldadas por órdenes de compra antes de que puedan registrarse en el sistema.
Autorización de devolución de mercancía
El módulo de Autorización de Devolución de Mercancía (RMA) le permite registrar y monitorear el progreso de las transacciones de devolución de ventas de sus clientes en AccountMate. Con él, puede crear pedidos de RMA, recibir artículos devueltos y enviar o dejar que el cliente recoja los artículos reparados, de reemplazo o de sustitución. AccountMate actualiza automáticamente la cantidad disponible, reservada o defectuosa del artículo, así como el saldo del cliente. Calcula las ganancias o pérdidas que resulten de la sustitución o sustitución de los artículos devueltos por el cliente. También genera facturas de crédito en el módulo Cuentas por cobrar según sea necesario. Puede crear códigos de devolución ilimitados para representar los diferentes procesos de devolución que permite su organización. Este módulo mantiene una lista completa de registros de clientes e inventario que se comparten con los módulos de Pedidos de Ventas, Cuentas por Cobrar y Control de Inventario de AccountMate. También viene con funciones como Mantenimiento de Garantía de Inventario y Ajuste de Inventario Defectuoso para una gestión completa y precisa de sus pedidos de RMA.
Autorización de devolución al proveedor
El módulo de autorización de devolución al proveedor (RTV) de AccountMate ofrece un sistema integral que puede utilizar para realizar un seguimiento de las devoluciones de los artículos comprados a sus proveedores. Con él, puede crear pedidos RTV, devolver artículos comprados y recibir los artículos de reemplazo o reemplazo correspondientes. Durante este proceso, el sistema actualiza el pasivo acumulado por las mercancías recibidas junto con la cantidad de inventario disponible. Si corresponde, puede asignar un número de serie o un número de lote a los artículos de reemplazo o reemplazo que reciba. AccountMate calcula cualquier ganancia o pérdida que resulte de que los artículos comprados sean reemplazados o sustituidos por el proveedor. Este módulo proporciona varias acciones de devolución a partir de las cuales puede crear códigos de devolución ilimitados para representar todos los escenarios de devolución posibles del proveedor.
Pedido de venta
En un mercado cada vez más competitivo, los clientes exigen una respuesta rápida a sus pedidos. Su capacidad para procesar estos pedidos de manera oportuna y eficaz es esencial para ganar y retener el negocio de sus clientes. El módulo de pedidos de ventas de AccountMate ofrece el poder de un sistema completo de entrada de pedidos, clientes e inventario para que siempre pueda brindar a sus clientes un servicio rápido y preciso. Cuando se integra con el módulo de cuentas por cobrar de AccountMate, obtiene un sistema completo de facturación y cobro que mejorará aún más su capacidad para administrar su base de clientes e inventario. Cuando se integra con el módulo Configurador de pedidos de ventas, puede ahorrar tiempo en el registro de transacciones de pedidos de ventas, minimizar los errores de entrada de pedidos y lograr precios precisos.
Configurador de pedidos de cliente
Con el módulo Configurador de pedidos de ventas, puede desarrollar y aplicar reglas de pedido para los productos que vende. Esto confirma que todas las cotizaciones y pedidos ingresados en AccountMate incluyen solo los productos que la empresa puede entregar. Los beneficios de usar este módulo incluyen la reducción del tiempo de entrada de pedidos, la minimización de los errores de entrada de pedidos y la precisión de los precios. Se integra a la perfección con los módulos de Pedidos de Ventas y Cuentas por Cobrar de AccountMate.
Integración de impuestos sobre las ventas
El módulo de integración de impuestos sobre las ventas proporciona automatización de impuestos sobre las ventas donde las tasas impositivas correctas se determinan en función de su estado de nexo y las leyes de nexo económico de cada estado, el tipo de excepción fiscal de su cliente (si corresponde), su dirección de envío y el tipo de productos incluidos en un pedido o factura de cuentas por cobrar. Algunos productos pueden estar totalmente sujetos a impuestos, estar exentos del impuesto sobre las ventas o gravarse a una tasa reducida en diferentes jurisdicciones fiscales.
Administrador del sistema
El módulo System Manager es el centro de control de todo el sistema AccountMate. Controla el entorno y la configuración del sistema, los accesos directos del escritorio a las funciones de AccountMate y las aplicaciones externas, la ayuda en línea, la seguridad de contraseñas de varios niveles, la auditoría Rastreo, motor de informes, configuración de impresoras e informes, selección de módulos y empresas, fecha del sistema y todos los menús emergentes. También inicializa el sistema, proporciona un fácil acceso a las herramientas de Microsoft Office y viene con capacidad multilingüe. También viene con el Resumen Ejecutivo que proporciona una instantánea de la situación financiera actual de la empresa. AccountMate System Manager ofrece la máxima eficiencia, productividad y seguridad a cualquier empresa.
Gestión de ventas adicionales
El módulo de gestión de ventas adicionales de AccountMate proporciona herramientas que puede utilizar para ayudar a impulsar sus ventas. Le permite mantener una lista de artículos accesorios o aumentar las ventas de artículos que se pueden ofrecer a los clientes que compran artículos de inventario específicos. Puede ver esta lista y seleccionar los artículos de venta adicional al procesar los pedidos de los clientes. También puedes hacer lo siguiente: Realice un seguimiento de las ventas adicionales de artículos con fines de comisión. Incluso puede crear un script o proporcionar instrucciones especiales que su equipo de ventas puede usar como guía al vender los artículos de venta adicional. El módulo de Gestión de Ventas Adicionales se integra con los módulos de Pedido de Venta, Cuentas por Cobrar, Control de Inventario y Especificación de Inventario de AccountMate para mejorar su proceso de ventas.